ありがたい事に手続き代行をさせていただく会社様が徐々に増え、
全国各地の年金事務所やハローワークの窓口へお問い合わせをする事が増えて参りました。
元々この手続き業務というのは紙で提出するのが主流でしたが、今では半数以上が電子申請になっています。
かく言う私も電子申請で済むものは電子申請で行うようにしています。
すると移動の手間やコストが軽減されるのでとても便利です。
運動不足にはなりがちですが・・・。
電子申請が進む一方で、電子申請から取り残されている手続きもまだまだあります。
そしてそれらの書類の中には、様式がインターネット上にUPされていないがために
「年金事務所へ取りに来てください」
とさらっと言われる事もあります。
そして、取りに行ったり返送用封筒を用意して郵送で取り寄せたりすると、
複写式でも、押印があるわけでもなんでもなくコピー可の用紙だったりするわけです。
それならメール添付かFAXでも良いのでは？と思うのですが。
そもそもダウンロードできるようにしておいてくれればそれで済むのに。
介護保険の役所への提出資料も、近年ではメール添付でOKとするところが増えてきました。
特に処遇改善計画書や実績報告書は、Excelシートのまま返送するように、という指示がある自治体もあります。
わざわざ紙で出力するよりも自動計算や加工も簡単ですし理にかなっていると思います。
大きな組織であればあるほど、変化には痛みが伴う事も分かります。
８年ほど前は介護記録を手書きする事にこだわっていた介護事業所も多かったと思いますが、
徐々に電子媒体での記録が浸透していきました。
特にパートの50～60代スタッフからの反発は根強いものがあったと思いますが、
今ではほとんどの事業所でタブレットやスマホでの記録を行っています。
新しいシステムに切り替わる際には組織には必ず負荷がかかります。
最初から上手くいく事なんてほとんどありません。
それでも挑戦し、うまく行かなかったところを検証し、改善策を立て、実行する。
このPDCAサイクルをどれだけ早く回していけるかが、
これからの時代を生き残るための唯一の方法なのではないかと思っています。
とりあえず、日本年金機構ですべての様式ダウンロードを可能に・・・
それによって起こりうる痛み、あっても蚊に刺されたくらいでしょうから。。。 敬具